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Cosa si intende per accesso agli atti amministrativi? È la possibilità per chiunque di prendere visione e ottenere copia di documenti, dati e informazioni detenuti da una Pubblica Amministrazione.
Una recente sentenza del Tar Lazio (sent. n. 5195/2024) ha spiegato quando è possibile l’accesso agli atti amministrativi e quali sono le condizioni per esercitare tale diritto riconosciuto dalla legge.
Cos’è il diritto di accesso agli atti amministrativi?
La legge riconosce a tutti coloro che vi abbiano interesse, il diritto di richiedere, consultare e, se necessario, ottenere copie dei documenti amministrativi. Questo diritto è garantito per promuovere la trasparenza delle operazioni amministrative e assicurare un loro svolgimento equo e imparziale.
Il diritto di accesso è previsto dall’articolo 22 della Legge 241/1990 e viene riconosciuto a chi possiede un interesse diretto, significativo e attuale, legato alla protezione di posizioni giuridicamente tutelate dall’ordinamento.
In tal modo è possibile ottenere copia o visionare un atto amministrativo relativo a:
un provvedimento formale della Pubblica Amministrazione (ad esempio una concessione edilizia) per conoscere i motivi che l’hanno indotta ad adottare tale provvedimento ed eventualmente impugnarlo;
sollecitare una risposta da parte della stessa amministrazione;
acquisire informazioni relative ad un procedimento amministrativo in corso;
conoscere i presupposti e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione di una amministrazione;
imparare i criteri di gestione delle pratiche (si pensi a una persona che voglia sapere a che punto della lista d’attesa si trovi).
La norma citata mira a rendere le attività dell’amministrazione pubblica aperte e trasparenti ai cittadini, permettendo loro di accedere ai documenti ufficiali. Questo facilita un controllo pubblico sull’operato delle istituzioni e promuove una gestione amministrativa imparziale, basata sulla legge e sul rispetto dei diritti dei cittadini.
Quali sono i limiti all’accesso agli atti amministrativi?
L’accesso agli atti amministrativi può essere limitato per esigenze di:
segretezza di Stato: per tutelare la sicurezza nazionale e la riservatezza di informazioni delicate;
interesse pubblico: per tutelare l’ordine pubblico, la salute pubblica e la sicurezza pubblica.
L’accesso invece non trova un limite nel diritto alla privacy del soggetto controinteressato, quando la questione può coinvolgere un legittimo interesse altrui. Così, ad esempio, ha diritto a verificare il progetto dell’opera costruita dal confinante, il vicino che tema che essa possa non essere rispettosa delle distanze dal confine.
Come si chiede l’accesso agli atti amministrativi?
Il D.P.R. 352/92 stabilisce due tipologie di accesso ai documenti amministrativi:
accesso informale: questa modalità permette di richiedere l’accesso ai documenti direttamente all’ufficio competente, responsabile dell’elaborazione o della custodia dell’atto conclusivo di un procedimento. La richiesta può essere formulata anche oralmente. Per facilitare queste interazioni, è stato creato l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.), che valuta le richieste in modo rapido e senza formalità burocratiche;
accesso formale: in alternativa, è possibile presentare una richiesta formale, utilizzando un modulo predisposto dall’amministrazione o redigendo un’istanza autonomamente. Tale richiesta può essere inviata per raccomandata a/r, posta elettronica ordinaria o certificata (PEC), oppure consegnata di persona all’ufficio protocollo, che rilascerà una ricevuta di accettazione come previsto dall’articolo 4, comma 2, del D.P.R. 352/92. L’accesso formale può essere richiesto dall’amministrazione stessa in caso di impossibilità di soddisfare immediatamente la richiesta informale o in presenza di dubbi sulla legittimazione del richiedente. Sebbene questa procedura richieda più tempo, fornisce una maggiore sicurezza legale, poiché la documentazione ottenuta può essere utilizzata per esercitare un diritto o contestare un’azione dell’amministrazione.
La richiesta di accesso va presentata all’ufficio “che ha formato il documento e che lo detiene stabilmente”, ed è esercitabile fino a quando la Pubblica Amministrazione ha l’obbligo di detenerlo.
Cosa fare se non si ottiene risposta?
Se non si ottiene risposta all’istanza di accesso, il silenzio si considera rigetto. Contro tale rigetto si può, entro 30 giorni, presentare ricorso al TAR per ottenere l’autorizzazione alla visione o all’estrazione di copia della documentazione.
È possibile altresì presentare un’istanza al Difensore Civico. Questi può intervenire per cercare di risolvere la controversia tra il cittadino e la Pubblica Amministrazione.
Condizioni per l’accesso agli atti amministrativi
L’accesso agli atti si può esercitare con finalità difensive anche quando non è ancora stato attivato un giudizio nel corso del quale potranno essere utilizzati, ma proprio allo scopo di valutare l’opportunità di una sua instaurazione. Quindi non è necessario giustificare la richiesta di accesso agli atti con “fini giudiziari”, né tantomeno è necessario che un processo sia già in corso o sia da intentare.
Il Tar Lazio, sede di Roma, con sentenza 5195 del 14 marzo 2024, si è pronunciato sulla legittimità di una richiesta di accesso formulata dal condominio sui titoli autorizzatori dell’attività ambulatoriale svolta da un condomino.
Il condominio intendeva verificare la legittimità dell’attività esercitata con quella effettivamente assentita dalla Regione. Dinanzi al silenzio dell’ente, il condominio presentava ricorso innanzi al Tar Lazio per ottenere l’accesso ai documenti. All’esito di un’ampia ricostruzione dell’istituto, è stata riconosciuta la fondatezza della sua pretesa.
Di Angelo Greco – fonte: https://www.laleggepertutti.it/681047_quando-e-possibile-laccesso-agli-atti-amministrativi#google_vignette
